Mengenal Fungsi dan Istilah tentang Buku Agenda
Dalam setiap instansi atau perusahaan tentu memiliki sistem administrasi yang berbeda-beda. Kehadiran buku agenda dalam sistem administrasi tersebut menjadi salah satu elemen terpenting. Buku agenda dalam administrasi memiliki banyak manfaat dalam proses pencatatan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan yang bersangkutan. Berikut ini beberapa hal yang perlu Anda ketahui tentang buku agenda.
Buku Agenda merupakan buku khusus yang berfungsi mencatat berbagai kegiatan yang akan dilakukan atau diterima, sebagai contoh untuk pencatatan surat keluar masuk dalam lembaga, instansi, atau perusahaan tertentu. Umumnya, buku agenda digunakan untuk periode 1 tahun, sebelum diganti dengan buku baru untuk tahun berikutnya.
Fungsi Buku Agenda
Secara umum, buku agenda memiliki empat fungsi yaitu:
1.Bukti Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat yang diterima perusahaan dan yang dikeluarkan oleh perusahaan dicatat secara lengkap di dalam buku agenda. Sehingga akan lebih mudah bagi instansi mengetahui riwayat surat yang masuk dan keluar.
2.Mengetahui Jumlah Surat Masuk dan Surat Keluar dalam Periode Tertentu
Dengan pencatatan surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda, perusahaan atau instansi yang bersangkutan dalam melihat berapa banyak surat yang diterima atau yang telah dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu.
3.Mempermudah dalam Penomoran Surat Keluar
Saat mengeluarkan surat, perusahaan perlu menambahkan nomor surat dalam surat yang akan dikelaurkan. Dengan adanya buku agenda ini, akan lebih mudah bagi perusahaan mengetahui nomor surat terakhir yang sudah dikeluarkan. Sehingga untuk membuat surat keluar baru, perusahaan tinggal meneruskan penomorannya.
4.Membantu Menemukan Surat Masuk dengan Mudah
Informasi surat yang masuk tercatat di dalam buku agenda. Hal ini akan mempermudah perusahaan ketika mencari surat masuk yang dikirimkan oleh perusahaan tertentu.
Istilah dalam Buku Agenda
Ada beberapa istilah yang terdapat dalam buku agenda dan perlu Ada ketahui.
- Buku Verbal
Buku verbal adalah buku yang digunakan untuk mencatat seluruh informasi berkaitan dengan surat keluar dalam jangka waktu 1 tahun. Buku verbal dikenal juga dengan sebutan buku agenda keluar. - Buku Arsip
Selanjutnya, buku arsip yang merupakan buku agenda untuk mencatat informasi berkaitan dengan surat-surat yang disimpan atau diarsipkan. Penyimpanan suat tersebut diurutkan berdasarkan kode atau penomoran surat. - Blanko Konsep
Blanko konsep merupakan blanko atau formulir yang didesain khusus untuk membuat konsep surat. - Blanko Surat
Blanko surat berisi lembaran kertas surat yang memiliki kepala surat dan telagh tercetak. Blanko surat ini digunakan untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
Nah, itulah ulasan tentang fungsi buku agenda dan beberapa istilah yang perlu dipahami, agar dalam proses pencatatan dan administrasi menjadi lebih tertata rapi.
